5تا از بهترین سیستم‌های مدیریت زمان

مدیریت زمان

فهرست مطالب

خلاصه:

همه ما، به طور یکسان 24 ساعت زمان داریم اما برخی افراد با کمبود زمان مواجه می‌شوند و عده‌ای دیگر نه‌تنها زمان کم نمی‌آورند  بلکه  زمان بیشتری را به دست  خواهند  آورند، خب این تضاد از کجا سرچشمه می‌گیرد؟!! پاسخ به این سؤال تنها در یک کلمه است آن هم <مدیریت زمان>.

هدف اصلی مدیریت زمان این است که به‌راحتی به ما بگوید که  چگونه زمان  خود را مدیریت کنیم و کارهایمان را  به بهترین شکل انجام دهیم.

در واقع، مدیریت زمان، همان برنامه‌ریزی و نحوه تقسیم‌بندی زمان بین فعالیت‌های مختلف است؛ هر چه این کار را بهتر انجام شود، کارها هوشمندانه‌تر پیش می‌رود.

مدیریت زمان

فهرست مطالب

تعریف مدیریت زمان

مدیریت زمان فرایند برنامه‌ریزی و اعمال کنترل آگاهانه زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص به‌ویژه برای افزایش اثربخشی، کارایی و بهره‌وری است که شامل ایجاد تعادل بین خواسته‌های مختلف یک فرد دررابطه‌با کار، زندگی اجتماعی، خانواده، سرگرمی‌ها، علایق شخصی و تعهدات با ماهیت محدود زمان است.

تعریف مدیریت زمان​

مزایای مدیریت زمان خوب

وقتی بدانید چگونه زمان خود را به طور مؤثر مدیریت کنید،  به‌راحتی می‌توانید به  مزایای شگفت‌زده‌ی زمان  دست پیدا کنید که عبارت‌اند از:

  • بهره‌وری و کارایی بیشتر؛
  • استرس کمتر؛
  • شهرت حرفه‌ای بهتر؛
  • افزایش شانس پیشرفت؛
  • فرصت‌های بیشتری برای دستیابی به اهداف زندگی و شغلی خود.

به‌طورکلی، با انتخاب بهترین روش برای استفاده از زمان خود، احساس کنترل بیشتری پیدا خواهیدکرد و با شادی، آرامش و تفکر بیشتر برای رسیدن به اهداف خود تلاش می‌کنید.

یکی از تکنیک‌های افزایش‌ خلاقیت تفکر در آرامش است

برای خواندن ادامه مقاله روی دکمه کلیک کنید.


با ایده‌پردازی دنیای خلاقیت را فتح کنید

با عضویت در باشگاه شریف استار و شرکت در دوره
مدیریت زمان
میتوانید برنامه شخصی خود را برنامه‌ریزی کنید

مزایای مدیریت زمان خوب​

چقدر زمان خود را به‌خوبی مدیریت می‌کنید؟

با ارزیابی فعالیت‌های موجود خود شروع کنید، به این شکل که چقدر در سازماندهی وقت خود به نحوی مهارت دارید که کارهای مهم را به‌خوبی انجام دهید؟ آیا می‌توانید زمان خود را بین فعالیت‌های مختلف تقسیم کنید؟ و وقتی برای انجام کاری وقت می‌گذارید، آیا می‌توانید تمرکز کنید – و آن را به پایان برسانید؟

چقدر زمان خود را به‌خوبی مدیریت می‌کنید؟

ابزارهای عمومی مدیریت زمان را بشناسیم

ابزارهای مدیریت زمان شامل طیف وسیعی از منابع طراحی شده برای بهبود مدیریت  زمان است. این موارد  راه‌حل‌های عملی برای چالش‌های رایج مدیریت زمان و همچنین راه‌هایی برای بهتر شدن عادت‌های کلیدی ارائه می‌دهن. در اینجا  ما شناخته شده‌ترین ابزارها را برای انجام فعالیت‌ها به شما معرفی می‌کنیم:

ابزارهای عمومی مدیریت زمان را بشناسیم​

از تکنیک ماتریس آیزنهاور، برای اولویت‌بندی کارها استفاده کنید

روش آیزنهاور،  روشی است که از اصول اهمیت و فوریت برای سازماندهی اولویت‌ها و حجم کار استفاده می‌کند. این روش از نقل‌قول منسوب به دوایت دی. آیزنهاور سرچشمه می‌گیرد: “من دو نوع مشکل دارم، فوری و مهم. فوری مهم نیست و مهم هرگز فوری نیست.”

با استفاده از اصل تصمیم‌گیری آیزنهاور، وظایف با استفاده از معیارهای مهم/غیر مهم و فوری/غیر فوری،  ارزیابی می‌شوند و سپس بر این اساس، در بخش‌های مختلف ماتریس، یا همان جعبه آیزنهاور قرار میگیرند. در نهایت، وظایف در هر بخش به شرح زیر انجام می‌شود:

  • وظایف مهم/ فوری بلافاصله و شخصاً انجام می‌شود، به‌عنوان‌مثال: بحران‌ها، ضرب‌الاجل‌ها، مشکلات؛
  • وظایف مهم/غیر فوری تاریخ پایان می‌گیرند و شخصاً انجام می‌شوند، به‌عنوان‌مثال: روابط، برنامه‌ریزی، تفریح؛
  • وظایف غیر مهم/ فوری به دیگران محول می‌شوند، به‌عنوان‌مثال: جلسات، فعالیت‌ها؛
  • وظایف غیر مهم/غیر فوری حذف می‌شوند، به‌عنوان‌مثال: اتلاف وقت، فعالیت‌های دلپذیر، چیزهای بی‌اهمیت.

ماتریس آیزنهاور برای کمک به مدیریت زمان شما

برای انجام فعالیت‌ها هدف‌گذاری داشته باشید

موفق‌ترین “مدیران زمان” اهداف روشنی برای هدف‌گذاری دارند، یکی از روش‌های تعیین هدف SMART است. این کلمه  برگرفته از کلمات Specific ، Measurable , Achievable ,  Reasonable , Time Bound است.

این تکنیک به شما می‌گوید که:

۱)هدف خود را به‌وضوح مشخص کنید و راه‌های رسیدن به آن را تعیین کنید،

۲)هزینه‌ها را تا جای ممکن برآورد کنید (هزینه لزوماً پول نیست، زمان نیز شامل هزینه می‌شود)

۳)هدفی را انتخاب کنید که غیرواقعی نباشد و حتماً دلیل و انگیزه خود را برای انتخاب هدفتان بنویسید

۴)یک‌زمان احتمالی برای رسیدن به هدفتان در نظر بگیرید.

۵) هنگامی که اهداف را تعیین کردید، مطمئن شوید که برای آنچه که می‌خواهید به دست آورید، معانی عمیق و قدرتمندی دارید. این یکی از قدرتمندترین تکنیک‌های مدیریت زمان است.

هدف گزاری ،کمکی برای مدیریت زمان

از تکنیک POSEC در انجام کارها استفاده کنید

POSEC  مخفف عبارت “اولویت‌بندی با سازماندهی، ساده‌سازی، صرفه‌جویی و مشارکت” است. این روش الگویی را دیکته می‌کند که بر احساس فوری امنیت عاطفی و پولی یک فرد معمولی تأکید می‌کند. این نشان می‌دهد که با انجام مسئولیت‌های شخصی، فرد بهتر می‌تواند مسئولیت‌های جمعی را نیز به دوش بکشد، این تکنیک سلسله مراتبی و شامل موارد روبه‌رو است:

  1. زمان خود را اولویت‌بندی کنید و زندگی خود را با اهداف مشخص کنید.
  2. کارهایی را که باید به طور منظم انجام دهید تا موفق شوید سازماندهی کنید (خانواده و امور مالی).
  3. کارهایی را که ممکن است دوست نداشته باشید، اما باید انجام دهید (کار و کارهای روزمره) را ساده کنید.
  4. در کارهایی که فوری نیستند، اما باید آنها را انجام دهید و به آنها علاقه مند هستند، صرفه جویی کنید. (سرگرمی و معاشرت).
  5. سعی کنید در فعالیتهای اجتماعی که باعث تغییرات مثیتی میشوند، مشارکت کنید.

تکنیک POSEC برای کمک به مدیریت زمان

از تکنیک تجزیه‌وتحلیل ABCD برای مدیریت زمان خود استفاده کنید.

تکنیک ABCD  مدتهاست که در مدیریت کسب‌وکار استفاده می‌شود و به معنای دسته‌بندی داده‌های بزرگ به گروه‌های کوچک است. این گروه‌ها اغلب A، B، C و D علامت‌گذاری می‌شوند – ازاین‌رو نام آن‌ها ABCD است. فعالیت‌های این تکنیک  بر اساس معیارهای کلی رتبه‌بندی می‌شوند:

A – وظایفی که به‌عنوان فوری و مهم تلقی می‌شوند،

B – وظایفی که مهم هستند اما فوری نیستند،

C – کارهایی که مهم نیستند اما فوری هستند،

D – کارهایی که مهم نیستند و فوری نیستند.

تکنیک تجزیه‌وتحلیل ABCD از فصل های اموزشی مدیریت زمان

از سیستم‌های مدیریت زمان در محیط‌های کاری خود استفاده کنید

سیستم‌های مدیریت زمان اغلب شامل یک ساعت زمان یا برنامه مبتنی بر وب است که برای ردیابی ساعات کاری کارمند استفاده می‌شود. سیستم‌های مدیریت زمان به کارفرمایان بینشی در مورد نیروی کارشان می‌دهد و به آنها اجازه می‌دهد زمان کارمندان را ببینند، برنامه‌ریزی کنند و مدیریت کنند. انجام این کار به کارفرمایان اجازه می‌دهد تا هزینه‌های نیروی کار را مدیریت کرده و بهره‌وری را افزایش دهند. یک سیستم مدیریت زمان فرایندها را خودکار می‌کند و متعاقباً کاغذبازی و کارهای خسته‌کننده را حذف می‌کند.

انواع سیستم‌های مدیریت زمان

• GTD (انجام کارها)

Getting Things Done توسط دیوید آلن ساخته شده است. ایده اصلی این روش این است که تمام کارهای کوچک را فوراً به پایان برسانید و یک کار بزرگ را به کارهای کوچک‌تر تقسیم کنید. هدف GTD این است که کاربر را تشویق کند تا وظایف و ایده‌های خود را در سریع‌ترین زمان ممکن منتشر و روی کاغذ بیاورد و سازماندهی کند تا مدیریت و مشاهده آنها آسان باشد.

GTD سیستمی برای مدیریت زمان

• پومودورو

“تکنیک پومودورو” فرانچسکو سیریلو در ابتدا در اواخر دهه 1980 طراحی شد و به‌تدریج اصلاح شد تا اینکه بعداً در سال 1992 تعریف شد. در تکنیک پومودورو، زمان کار به طور سنتی 30 دقیقه تعریف می‌شود که شامل 25 دقیقه کار و 5 دقیقه زمان استراحت است.

پومودورو​ از سیستم های مدیریت زمان

جمع‌بندی:

باتوجه‌به مطالب فوق در راستای مدیریت زمان در می‌یابیم که به‌راحتی می‌توانیم فعالیت‌های روزانه و کاری خود را با بهترین کیفیت مدیریت کنیم، بعلاوه در کنار مدیریت زمان عادت‌های بد روزمره را که منجر به اتلاف زمان می‌شود ترک کنیم. لذا برای دسترسی آسان به تکنیک‌های مدیریت زمان به شما عزیزان پیشنهاد می‌شود  عضو باشگاه شریف استار شوید و از امکانات آن بهره‌مند شوید.